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ミーティングの日程を調整する

このページでは、社内のメンバーと会議の日程を調整する場面を扱います。海外の相手と予定を合わせるときは、日付・時間・タイムゾーン・所要時間をセットで伝えます。

候補を先に挙げる理由​

「都合のよい日時を教えてください」と尋ねる方法もあります。ただし、相手から候補を受け取った後に自分の予定を確認し、合わなければ再び候補を出す、という往復が必要になることがあります。

メールのような非同期のやり取りでは、返信を待つたびに調整が止まりやすくなります。自分が参加できる候補を、たとえば2つか3つ先に挙げておけば、相手は予定を照らし合わせて選んで返信でき、少ない往復で決められる可能性が高まります。候補には開始・終了時刻とタイムゾーンを添えましょう。

社内の共有カレンダーで空き時間を確認できる場合も、それが参加の確約とは限りません。候補が合わない場合は別の日時を提案してもらえるようにします。相手に候補を出してもらうほうが調整しやすい状況なら、先に空き時間を尋ねても構いません。

候補を提案する​

日本語の意味: API 設計について30分の会議を提案しています。日本時間で2つの候補を挙げ、難しい場合は別の候補をお願いしています。合意後にカレンダー招待を送ります。

Would either of these times work for you?

こちらのいずれかの時間でご都合はいかがですか?

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日程を変更したいとき​

Could we reschedule our meeting for tomorrow at the same time?

ミーティングを明日の同じ時間に変更していただけますか?

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I'm sorry for the short notice. Something urgent has come up.

直前のご連絡で申し訳ありません。急用ができてしまいました。

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夏時間にも注意

JST は UTC+9 で一定ですが、相手の地域は夏時間で変わることがあります。カレンダーツールで双方の現地時間を確認してください。

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