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社内メールの基本

社内メールでは、共有している背景を毎回詳しく説明する必要はありません。ただし、他部署や新しく参加したメンバーにも伝わるよう、必要な前提とリンクは補いましょう。

目的と次の行動を先に伝える​

件名と冒頭で、依頼・報告・相談のどれかを示します。

  • 依頼: 何を、誰に、いつまでにしてほしいかを伝えます。
  • 返信: 受領、対応可否、作業予定、完了を区別します。
  • 報告: 完了したこと、対応中のこと、問題、次の行動を分けます。
  • 周知: 対象者、適用日、必要な対応、問い合わせ先を示します。
  • 日程調整: 目的・候補日時・タイムゾーン・所要時間を揃えます。

短さと丁寧さを両立する​

親しい同僚にも、説明のないリンクや命令だけを送るのは避けます。Could you ...?などで依頼し、対応に必要な情報を添えましょう。略語も、相手が知っているとは限りません。

役職や部署を問わず、初めて連絡する相手には自分の所属や担当を補うと親切です。社内だからといって、機密情報を誰にでも共有できるわけではありません。

シーンから学ぶ​

短い表現はあいさつ・確認・依頼から探せます。メール・チャットの略語も参考にしてください。